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通知公告
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關于做好2019年收集工作的通知
信息來源:    發布時間:2019-03-04    閱讀次數:

關于做好2019年檔案收集工作的通知

各教學單位、機關各部、處、室:

為做好我校2019年檔案收集工作,保證各類文件材料齊全完整,現將有關要求發給各單位,請遵照執行。

一、文件、材料收集要求

(一)上級文件

1、設有上級文件收文登記的部門,要按照收文登記逐份核對,收文本與上級文件一并移交檔案館,并辦理移交手續。(注:文件處理箋必須和文件一起移交。)

2、沒有設上級文件收文登記的部門,應把2018年本部門收到的所有上級文件(原件或復印件)逐份登記移交檔案館。登記文件時,必須把發文單位、文件字號、標題、份數、頁數登記清楚。

(二)本校文件

設有發文字號的部門,要按照本部門發文登記逐份核對,文件要按字號排列順序,一式三份和發文本一起移交,并且直接在發文本上辦理移交手續。(注:分成三套移交,其中一套帶發文處理箋和定稿。)

(三)本部門形成文件材料

本部門上報工作、日常管理工作或開展活動時形成的各類文字、圖表、照片、光盤等不同載體的文件、材料,逐份逐件著錄到檔案管理系統內,著錄時要認真填清必填項(著錄方法同本部門會議記錄目錄的著錄)。

直接由計算機打印的文件、材料(指沒有手寫稿,直接在計算機上擬寫的文件材料),必須有兩人或兩人以上的簽名,簽名人為主管領導或審稿人,擬稿人或打印人。

(注:向檔案館移交的文件材料,要錄入文件材料的電子條目,并把電子版上傳到檔案管理系統內。)

二、實物檔案收集要求

各教學單位、機關部、處、室,2018年獲得地(市)級以上各項榮譽的證書、獎牌(包含批準文件)等實物,應和各類文件、材料一起移交到檔案館。

注:1、實物檔案只收集集體所獲榮譽證書、獎牌等,不收教師和學生個人所獲榮譽;2、如果各教學單位、機關部、處、室要保存所獲榮譽的獎牌、獎杯等實物,可將其復制一份保存,原件移交檔案館;3、上傳高質量電子照片到檔案管理系統內。

三、注意事項

1、請各教學單位、機關部、處、室重視檔案收集工作,確保應歸檔文件、材料的齊全、完整。

2、歸檔的材料應提供原件,復印件一般不得歸檔。移送的文件材料要求字跡清楚、用紙規范,傳真紙的文件必須重新復印方可移交。

3、自接到本通知后,各教學單位、機關部、處、室應將各類文件、材料系統整理,逐份著錄登記,3月9日之前移交工作結束。檔案館對各單位、部門移交情況進行記錄,此記錄將作為年底考核依據。

4、移交表要打印一式兩份,檔案館留存一份移交表原件,另一份移交表部門留存。

檔案館

2019年3月4日



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