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黃河科技學院檔案管理辦法
信息來源:    發布時間:2011-01-11    閱讀次數:

 

第一章 總 則

  第一條 為加強學校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護和利用檔案,為學校和社會服務,根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和《高等學校檔案管理辦法》,結合學校的實際情況,制定本辦法。

  第二條 本辦法所稱的檔案,是指學校在黨政管理、教學、科研等活動直接形成的,對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

  第三條 檔案工作是學校重要的基礎性工作,是衡量學校教育教學質量和管理水平的一個重要標志。檔案工作應納入學?傮w發展規劃和年度計劃,納入學校管理制度和各級各類人員的職責范圍,并在人員、經費、庫房、設備等方面給予保證。

  第四條 學校檔案實行集中統一管理,確保完整、準確、系統和安全,便于開發利用。

第五條 學校各單位和個人應當遵守本辦法,并有收集、保護檔案和利用開放檔案的權利和義務。

第二章 機構設置與基本任務

第六條 學校設立檔案館,對學校檔案實行集中統一管理。利用頻繁并具有一定保管條件的部門,經學校領導批準后,可設立檔案分室,但必須配備專職人員,實行統一管理分級保管。

第七條 學校檔案工作由一名校領導分管,業務工作受上級檔案行政管理部門和教育行政管理部門的指導、監督和檢查。

第八條 學校各教學單位、機關部處室必須明確一名負責人分管本單位檔案工作,配備一名兼職檔案員,負責本部門檔案的收集保管和移交歸檔工作。

第九條 檔案館的基本任務:

(一)貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策,制訂學校檔案工作的規劃和規章制度,并組織實施;

 。ǘ統一管理學校檔案工作,根據國家有關規定和標準,結合學校實際情況,制定學校檔案的歸檔范圍、分類標準、保管期限和整理規則,負責接收(征集)、整理、組卷、鑒定、統計、保管、開放和利用學校各類檔案和有關資料;

 。ㄈ保守機密,確保檔案的完整和安全,做好檔案保護工作,延長檔案使用壽命;

 。ㄋ模編制各類檔案的檢索工具,編寫有關檔案的參考資料、匯編,積極開發信息資源,為學校各項工作服務;

 。ㄎ澹┙M織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作;

 。╅_展檔案的開放和利用工作;

 。ㄆ撸健全學校檔案管理網絡,開展學校專(兼)職檔案工作人員的業務培訓;

 。ò耍參加檔案工作學術研究和交流活動;

(九)完成上級部門和學校領導交辦的其他任務。

章 檔案工作人員

  第十條  檔案館應配備政治上可靠、具一定專業知識和科學文化知識、年齡結構合理的檔案工作人員,各教學單位、機關部處室應配備兼職檔案工作人員,保持人員的相對穩定。

  第十一條 檔案工作人員應認真執行黨和國家的方針政策,熱愛檔案事業,忠于職守,遵紀守法,具備檔案專業或相關專業學科知識及現代化管理技能。

  第十二條 檔案工作人員中的專職檔案工作人員,實行專業技術職務聘任制或者職員職級制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

第十三條 學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員,應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生,保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇,并可以按照有關規定予以補助。

章 收集與歸檔

第十四條 學校各教學單位、機關部處室應加強對本部門檔案工作的領導,把部門檔案工作納入管理制度和有關人員的崗位職責,以保證文件材料歸檔的完整準確,并定期向檔案館移交。

  第十五條 校各教學單位、機關處室的工作與檔案工作實行四同步管理,即布置、檢查、驗收、總結各項工作的同時,要布置、檢查、驗收、總結檔案工作。

第十六條 學校檔案收集范圍是《黃河科技學院檔案歸檔范圍及保管期限表》確定的應歸檔的各種載體形式檔案材料。各教學單位、機關部處室或個人應當按照規定及時歸檔,應歸檔的文件材料不得據為己有,不得擅自銷毀,便維護學校歷史記錄的完整、系統。

第十七條  學校各教學單位、機關處室負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求,組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律,對文件材料系統整理,制作卷內目錄,交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向檔案移交。

第十八條 本校的科研成果鑒定、基建工程竣工驗收和重大的儀器設備開箱驗收時,必須有檔案部門的人員參加,有關業務主管部門與檔案部門共同對應歸檔的文件材料進行審查,文件材料不完整、不系統、不準確,不予驗收或上報成果。

第十  對于個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料,檔案館可以通過征集、代管等形式進行管理。

二十  歸檔的檔案材料應當質地優良,書繪工整,聲像清晰,電子文件應符合有關規范和標準的要求。

  二十一 歸檔時間為:

 。ㄒ唬黨政部門和能按年度歸檔的部門應當在次年6月底前歸檔;

 。ǘ處、學生處、招生辦公室和教學單位能按教學年度歸檔的部門應當在次學年寒假前歸檔;

(三)科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔,基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔;

(四)財會、聲像和實物檔案的歸檔時間按有關規定執行。

二十二  檔案館接收檔案時,須履行移交手續,根據移交清單,與移交人共同核對清點,符合要求并核對無誤后,方可辦理移交登記手續。

章 檔案管理

二十三 檔案館按照國家教育部的有關規定,制訂本校的檔案實體分類方案,以便于保管和方便利用為原則,對檔案進行分類、編號和排列。

    第二十四條  檔案館應定期做好檔案鑒定工作,對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案,要組織有關部門進行鑒定,凡需要銷毀的檔案,經鑒定后,必須登記造冊報校長批準后,予以銷毀。未經鑒定和批準,不得銷毀任何檔案。

第二十 檔案館應建立檔案統計制度,定期對檔案收集、整理、利用、銷毀等情況進行檢查和統計,并按上級部門和學校的要求及時報送各種報表。

第二十  檔案館做好檔案安全與保密工作,凡涉及到學校機密和專利的檔案,不得對外開放。對于要求查閱、摘錄、復制尚未開放的檔案,須經有關部門同意,按規定辦理借查閱手續。

  第二十 檔案館應做好檔案保護工作。檔案庫房應具有防潮濕、防高溫、防盜、防火、防霉變、防蟲、防鼠、防強光等措施,并不斷改進檔案保護技術,及時修補、修復、延長檔案的壽命。

章 檔案的利用與公布

第二十 檔案館應積極主動地開展檔案利用工作,制定檔案借閱制度,設立閱覽室,編制各類檢索工具,為利用者提供方便。

第二十九  檔案館對開放的檔案應會同有關部門,按上級規定認真審查內容,報分管校領導批準后,分期分批向社會開放。未經學校同意,任何部門和個人無權公布。

十條 利用檔案時,任何人不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案,應當遵守國家保密規定,不得擅自摘錄、復制或泄漏檔案內容。查閱、摘錄、復制未開放的檔案,須經有關部門同意,按規定辦理借查閱手續。涉及未公開的技術問題,應當經檔案形成單位或者本人同意,必要時報請校長審查批準。

  第三十 檔案提供利用的重要、珍貴檔案,一般不提供原件。如有特殊需要,應當經學校領導批準。

  第三十 寄存在檔案的檔案材料,歸寄存者所有。檔案如果需要向學;社會提供利用,應當征得寄存者同意。

  第三十 檔案應當積極開展檔案的編研工作。

章 條件保障

第三十 學校檔案工作所需經費列入學校預算,保證檔案工作的需求。

  第三十 學校為檔案提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。根據學校發展規模和館藏檔案的增加數量,對不適應檔案事業發展需要的館庫,按照《檔案館建設標準》(建標103-2008)的要求及時進行改擴建。

  第三十八條 學校為檔案配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。

章 獎勵與處罰

  第三十九條 學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人,給予表彰與獎勵:

 。ㄒ唬┰跈n案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的;

 。ǘ┰跈n案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的;

 。ㄈ┰跈n案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的;

 。ㄋ模⿲⒅匾幕蛘哒滟F的檔案捐贈給高校檔案機構的;

 。ㄎ澹┩`反檔案法律法規的行為作斗爭,表現突出的。

  第四十條 有下列行為之一的,學校應當視情節嚴重,對直接負責的主管人員和其他直接責任人員酌情處理。

 。ㄒ唬⿹p壞、丟失或者擅自銷毀檔案的;

 。)涂改、偽造檔案的;

 。)擅自出賣、贈送、交換檔案的;

 。ㄎ澹┎话匆幎w檔,拒絕歸檔或者將檔案據為己有的;

 。┢渌`反檔案法律法規的行為。

章 附 則

  第四十一條 本辦法適用于學校各教學單位、機關部處室。

  第四十二條 本辦法由學校檔案館負責解釋。

第四十三條 本辦法自公布之日起施行。


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