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黃河科技學院名人檔案管理辦法
信息來源:    發布時間:2011-01-11    閱讀次數:

第一章  總則


第一條   為了規范黃河科技學院名人檔案管理,真實反映名人的面貌,維護名人的歷史地位,充分發揮名人檔案在學校教育教學、科學研究及管理中的作用,并為今后的歷史研究提供依據,根據《中華人民共和國檔案法》,結合學校實際,特制定本辦法。

第二條   本辦法適用于學校各教學單位、職能部門。

第三條   本辦法所稱名人是指下列人員:

(一)  有重要影響、有較深造詣、有突出成就的學者、教育家;

(二)  全國勞模、省部級勞模、五一勞動獎章獲得者,享受國務院特殊津貼專家;

(三)  對本單位發展有重大貢獻者。

第四條   本辦法所稱的名人檔案是指名人在長期的工作、學習和生活中形成的,具有保存、利用價值的,不同載體的各種文字、圖表、聲像材料和實物。

第五條   名人檔案是學校檔案的重要組成部分,是維護學校歷史真實面貌的重要史料和憑證,也是學校的寶貴財富。

第六條   名人檔案工作由學校檔案館負責收集、整理、保管和提供利用工作。


第二章  收集

第七條   名人檔案的收集原則和歸檔范圍

(一)  收集原則:名人在工作、學習和生活中形成的,真實反映其生平經歷和貢獻的,具有查考、利用價值的各種載體的材料均應收集歸檔。學校各部門和工作人員保存的名人需歸檔的材料須交檔案館保存;名人本人保存的各種獎狀、證書、證章、聘書、字畫、實物等,在自愿的前提下交檔案館歸檔保存。

(二)  歸檔范圍

                  1 生平傳記材料:自傳、回憶錄、獲獎情況等;

                  2 音像類:參加各類活動和家庭生活中重要的照片、錄像帶、光盤等;

                  3 實物類:獎狀、證章、證書(榮譽證書、畢業證書、學位證書、科研成果獲獎證書)、聘書、任命書等;

                  4 信件類:重要公務來往信件等;

                  5 手稿類:著作手稿、講話稿、日記、工作筆記等;

                  6 著作類:論文集,專著,譯著,正式出版的教材,為其他書籍撰寫的前言、后記,紀念文集;

                  7 新聞、事跡類:國內外電視臺、廣播電臺、報刊、雜志的采訪報道,國內外著名專家學者對名人的評價材料;

      8 與名人有關的具有保存價值的其他材料。

第八條   名人檔案材料與文書、科技、專題和聲像檔案有交叉的,以文書、科技、專題和聲像檔案為主。也可采取多套制、復制或備考表注明的辦法分別 歸檔。

第九條   屬于名人個人所有的檔案材料及實物,檔案館在征得本人同意后,可以接受、代管,并填寫接收清單。

第十條   收集名人檔案材料應填寫交接清單,一式二份,雙方履行交接手續,分別保存。


第三章  整理


第十二條名人檔案以人物為單位進行整理。整理原則是:遵循文件材料的客觀形成規律,保持文件材料之間的有機聯系,真實地反映名人工作、學習和生活的原貌,便于保管和利用。

        第十三條名人檔案的整理方法

          (一) 一個名人的檔案為一個全宗。

          (二) 名人檔案采用按問題分類法。

          (三) 名人檔案材料的整理,參照(黃河科技學院檔案立卷制度)執行。

 第十四條名人檔案應當分類清楚、組卷合理、裝訂整齊,并編制相應的卷內目錄。

 第十五條名人檔案中的照片、光盤、錄像帶的整理,參照聲像檔案整理方法執行。


第四章  保管


 第十六條名人檔案的保管期限為永久。

 第十七條名人檔案由學校檔案館集中保管,專柜存放,確保檔案的安全。

 第十八條檔案館應建立名人檔案統計制度,每年對檔案的接受、調閱等情況進行統計。

                         

第五章  利用


第十九條檔案館應當參照《黃河科技學院檔案利用制度》嚴格規范名人檔案的利用,充分發揮名人檔案的作用,保障名人權益不受侵犯。

第二十條名人檔案一般不對社會開放。名人本人對其檔案的利用范圍有權提出意見,檔案館應當尊重其意愿。

          第二十一條利用名人檔案應當嚴格履行下列審批手續:

          (一) 名人利用本人的檔案,享有優先權,檔案館應提供方便。

          (二) 其他單位、個人利用名人檔案,須經名人本人同意,并經本單位主管檔案工作領導批準。

          (三) 個人捐贈的名人檔案,如本人要求,可對其中需要保密的部分進行保密或控制利用。

第二十二條利用名人檔案的單位和個人應當確保檔案完整與安全,不得拆取卷內文件;不得在案卷上涂改、批注、加字、勾畫、剪裁和轉借;不得私自復印,確需復制的,必須經本人,已故名人經其配偶、子女或合法繼承人同意,并經本單位檔案主管部門領導批準。

第二十三條名人檔案一般不得借出,確需借出應經名人本人同意。檔案管理人員對借出的名人檔案應及時催還,對歸還的檔案認真清點,如發現缺損或損壞,應及時報告主管檔案工作領導,并及時追回或補救。

第二十四條檔案館應當編制必要的檢索工具,為名人檔案的利用提供方便,并注意收集利用效果,進行利用效果登記。


第六章  附則


第二十五條本辦法由學校檔案館負責解釋。

第二十六條本辦法自頒發之日起施行。  



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